Feedback und Feedforward

RICHTIG FEEDBACK GEBEN MIT DER FEEDBACK-FORMEL

5. März 2019

Wer kennt die Szene? Sie erleben einen Kollegen, der in Teamsitzungen häufig abwesend scheint und E-Mails checkt. Doch als du das Verhalten ansprichst, reagiert die Person mit Abwehr. Muss ein Feedbackgespräch wirklich auf diese Weise enden? Ganz im Gegenteil! Wir verraten dir, wie Rückmeldungen mit der Feedback-Formel zu einem Gewinn für alle werden.

Feedback + Feedforward = Erfolg

Aus zahlreichen Studien wissen wir, dass Feedback Klarheit schafft, Leistung steigert und vor Burnout schützt. Während das Feedback ein zentrales Element ist, um Rückmeldungen über vergangene Verhaltensweisen zu geben, rückt im Kontext von Arbeit 4.0 das Konzept des Feedforward in den Vordergrund: Diese zukunftsorientierte Rückmeldeart legt den Fokus darauf, Neues in der Zukunft entstehen zu lassen. Es ist produktiver, Mitmenschen dabei zu unterstützen, besser zu handeln, als ihnen zu beweisen, dass an ihnen etwas nicht stimmt. Dabei stellt sich der Feedforward-Geber Fragen des Gelingens (“Wie kann die Person XY erreichen?”) und baut diese gezielt in Rückmeldegespräche ein.

Drehen Sie einen Erfolgsfilm

Erinnerst du dich noch an die Szene im Teammeeting? Spule den Film etwas zurück und starte erneut beim Ausgangspunkt. Du nimmst wahr, wie dein Kollege im Meeting unaufmerksam ist und möchtest ihm dies rückmelden. Nun wenden wir die Feedback-Formel an und lassen uns über den weiteren Verlauf des Gespräches überraschen.

In unserer Formel fügen wir fünf zentrale Elemente aneinander, die wir später detailliert betrachten:

Feedback und Feedforward

Konkrete Situation benennen

+ Beobachtetes Verhalten beschreiben

+ Veränderungsvorschlag

+ Vorteil kommunizieren

+ Wertschätzung

= Konstruktives Feedback

Arrangieren Sie zuerst das passende Filmset

Bevor wir die Akteure in unserem Film weiterspielen lassen, werfen wir einen Blick auf die Rahmenbedingungen für den Drehort.

  • Kreiere eine sichere Umgebung: Während du wertschätzendes Feedback durchaus vor einer Gruppe geben kannst, solltest du kritisches Feedback nur unter vier Augen ausführen. Niemand möchte vor der Gruppe bloßgestellt werden.
  • Wähle das richtige Timing: Biete dein Feedback zeitnah an. Jedoch: Bei akuten Konflikten solltest du zuerst für Abkühlung sorgen, indem du etwa kurz an die frische Luft gehst oder ein paar tiefe Atemzüge nimmst, damit alle wieder kühle Köpfe haben.
  • Fokussiere auf das, was sein soll: Vermeide Verneinungen („Ich will, dass du in Meetings nicht mehr auf dein Smartphone schaust!“), sondern formuliere, was du dir stattdessen wünschst („Ich möchte, dass du erst nach den Meetings wieder auf dein Handy schaust!“).
  • Beschreibe präzise: Vermeide Killerwörter, wie „immer“, „nie“, „nur“. Verwende stattdessen präzisere Beschreibungen, wie etwa „die letzten beiden Male“, „häufig“, „letztes Mal“ etc.
  • Fokussiere dich auf eine konkrete Verhaltensweise: Auch wenn du mehrere Aspekte rückmelden möchtest, beziehe dich auf eine Situation.

Die fünf Elemente der Feedback-Formel

Element #1: Situation benennen

Beginne dein Feedbackgespräch, indem du auf die Situation verweist, zu der du rückmelden möchtest. Verwende dabei die Vergangenheitsform, denn diese vermittelt deinem Gegenüber, dass das alte Verhalten in der Vergangenheit stattgefunden hat, aber in Zukunft etwas Neues möglich ist: „Letzte Woche dienstags während des Teammeetings habe ich gesehen, …“

Element #2: Beschreibe das Verhalten sinnesspezifisch genau

Icon: sehen
Ich habe gesehen …
Icon: hören
Ich habe gehört …
Ich habe gefühlt …

Benenne das Verhalten, indem du aussprichst, was du mit deinen Augen gesehen, mit deinen Ohren gehört und mit deinem Körper gefühlt hast. Beschreibe eine Verhaltensweise und kritisiere nicht die ganze Person. Statt zu sagen: „Du warst unaufmerksam!“, beziehe dich ausschließlich auf die beobachtbaren Handlungen: „Ich habe gesehen, wie du während des Teammeetings letzten Dienstag ein paar Mal auf dein Handy geschaut hast.“

Element #3: Biete eine Handlungsanleitung für die Zukunft an

„Mehr als die Vergangenheit interessiert mich die Zukunft, denn in ihr gedenke ich zu leben.“ (Albert Einstein)

Nun kommt das Feedforward ins Spiel: Lenke die ganze Aufmerksamkeit auf die Zukunft. Stelle dir vor dem Gespräch die Frage: “Wie kann die Person es in Zukunft anders machen?” Formuliere deine Ideen wie ein Filmregisseur als konkrete Handlungsanleitungen für seine Schauspieler, damit dein Gegenüber auch wirklich weiß, was sie oder er zukünftig tun kann: „Bitte schalte in Zukunft dein Handy erst wieder nach dem Meeting ein!“ Oder als Idee formuliert: „Ich frage mich, wie es für dich wäre, wenn du in Zukunft dein Handy erst nach dem Meeting betätigen würdest?“

Element #4: Betone den Gewinn des neuen Verhaltens

Für dein Gegenüber ist es leichter, deine Rückmeldung anzunehmen, wenn Sie es wissen lassen, wofür dir dein Veränderungswunsch wichtig ist. Beantworte dir hierfür im Vorhinein die Frage: “Was ist (uns beiden) durch die neue Verhaltensweise möglich?” und sprich dies im Gespräch aus. Du könntest beispielsweise erwähnen: „Mir ist es wirklich wichtig, dass du mit deiner Aufmerksamkeit ganz bei uns bist, weil ich dadurch deine Meinung berücksichtigen kann.“ Beispiele für Gewinne von konstruktiven Verhaltensweisen können erleichterte Zusammenarbeit, mehr Verbundenheit im Team oder etwa bessere Verständlichkeit sein.

Element #5: Das Beste kommt zum Schluss

Gelungenes Feedback endet mit einer Wertschätzung des Feedback-Nehmers. Hier kannst du sowohl Komplimente zu bestimmten Leistungen als auch zur Person an sich machen: “Danke fürs Zuhören. Ich will dir noch sagen, dass es eine große Freude ist, mit dir zusammenzuarbeiten!” oder “Ich schätze deine Hingabe für die Arbeit wirklich!” oder “Generell möchte ich mich bei dir bedanken, deine Unterstützung ist eine große Erleichterung für mich!” Finde mindestens einen Aspekt, den du authentisch wertschätzt. Dieses Sahnehäubchen zum Schluss kann bei deinem Gegenüber tatsächlich Wunder bewirken!

Checkliste

  1. Wann und wo genau hat das unerwünschte Verhalten stattgefunden?
  2. Welches Verhalten habe ich gesehen/gehört/gefühlt?
  3. Welches Verhalten soll “stattdessen” stattfinden?
  4. Was ist der gemeinsame Gewinn dieses “Stattdessen”?
  5. Wofür schätze ich die Person?

Quellen

Demerouti, E., Bakker, A. B., Nachreiner, F., & Schaufeli, W. B. (2001). The job demands-resources model of burnout. Journal of Applied psychology, 86(3), 499.

Hakanen, J. J., Bakker, A. B., & Schaufeli, W. B. (2006). Burnout and work engagement among teachers. Journal of school psychology, 43(6), 495-513.

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