Du willst wissen, wie teamecho funktioniert?

Feedback im Magistrat Linz: Ulrike Huemer im Interview

Feedback findet „Stadt“: Vor 1,5 Jahren wurde teamecho im Magistrat Linz als digitales Feedback-Tool eingeführt. Wie das funktioniert hat und wie es der Magistrat schafft, als Arbeitgeber gefragt zu bleiben, darüber haben wir mit Magistratsdirektorin Ulrike Huemer gesprochen.

Ulrike Huemer im Interview
Inhaltsverzeichnis

Was macht eigentlich der Magistrat Linz?

Alessa Prochaska: Ulrike, was machst du eigentlich beim Magistrat Linz? Wofür bist du verantwortlich? 

Ulrike Huemer: Ich bin die Magistratsdirektorin der Stadt Linz. Was macht eine Magistratsdirektorin bzw. was macht eigentlich der Magistrat?

Wir kümmern uns, ganz einfach ausgedrückt, darum, dass die Stadt Linz funktioniert. 

Das heißt von der Geburt weg bis letztendlich zur Beurkundung eines Todesfalls über Kinderbetreuungsplätze, über Hochzeiten, über Reisepässe. 

Wir kümmern uns auch darum, dass die Straßen funktionieren, dass es öffentliche Verkehrsmittel gibt, dass sich die Stadt weiterentwickeln kann. Dass, wenn jemand ein Haus bauen oder eine Wohnung sanieren möchte, er*sie die erforderlichen Genehmigungen bekommt. 

Aber wir kümmern uns auch um sämtliche Genehmigungen von allen Industriebetrieben in ganz Linz. Es ist also eine riesige Palette.

Alessa Prochaska: Wie viele Mitarbeiter*innen braucht man, damit eine Stadt wie Linz funktioniert? 

Ulrike Huemer: Der Magistrat Linz hat 4.400 Mitarbeiter*innen. 

Durch die Digitalisierung wollen wir moderner werden, bessere Services anbieten, aber auch intern effizienter werden und den Mitarbeiter*innen dadurch einen coolen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.

Alessa Prochaska: Wow! Wenn wir uns das Thema Weiterentwicklung ansehen, hat das wahrscheinlich auch viel mit Digitalisierung und Modernisierung zu tun. Wie sieht das der Magistrat?

Ulrike Huemer: Bei der Weiterentwicklung geht es einerseits darum, dass wir immer wieder neue Stadtentwicklungsgebiete haben. Sei es zum Beispiel das ehemalige Kasernenareal in Ebelsberg. Das wird in ein Wohngebiet umgebaut.

Aber auch, wenn man sich die Entwicklung der digitalen Meile anschaut, also von der Tabakfabrik bis zum Hafen – auch das ist Thema der Stadtentwicklung. 

Und das andere große Thema ist das Thema der Digitalisierung.

Durch die Digitalisierung wollen wir moderner werden, bessere Services anbieten, aber auch intern effizienter werden und den Mitarbeiter*innen dadurch einen coolen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.

Feedback-Kultur digital weiterentwickeln

Alessa Prochaska: Da darf teamecho einen Teil dazu beitragen. Wie schaut bei euch die Feedback-Kultur aus? 

Ulrike Huemer: Ich glaube, dass Feedback in einer Unternehmenskultur extrem wichtig ist.

Es ist wichtig, dass man anspricht, welche Dinge man gut findet.

Aber auch, welche Dinge nicht so gut laufen oder wo man sich vielleicht etwas von seinem Arbeitgeber, von seinem Vorgesetzten, von seiner Führungskraft wünscht.

Es ist wichtig, dass man anspricht, welche Dinge man gut findet. Aber auch, welche Dinge nicht so gut laufen oder wo man sich vielleicht etwas von seinem Arbeitgeber wünscht.

Ulrike Huemer: Bei uns war die Feedback-Kultur in der Vergangenheit nicht besonders stark ausgeprägt.

Was aus meiner Sicht ganz gut funktioniert hat, war, dass man jemandem einmal sagt: “Das hast du gut gemacht.” Aber jemandem zu sagen: “Du, das war jetzt eigentlich nicht so gut” oder “Ich würde mir erwarten, dass du die Abläufe anders machst”, davor hatten viele großen Respekt. 

Dabei ist es für die Unternehmenskultur nicht so förderlich, wenn man hinter dem Rücken über irgendetwas spricht, aber die Menschen nicht damit konfrontiert. 

Und da bietet teamecho ein sehr, sehr gutes Tool, damit so eine Feedback-Kultur auch etabliert werden kann. 

Zwar soll dieses digitale Tool die analoge Gesprächskultur natürlich nicht völlig ersetzen. Aber viele Mitarbeiter*innen haben es eben ganz gern, dass sie vielleicht ein bisschen in der Anonymität bleiben. Und da ist teamecho eine super Unterstützung. 

Digital und analog: Hand in Hand

Alessa Prochaska: Bei 4.000 Mitarbeiter*innen kann man ja auch nicht jeden Tag mit allen persönlich sprechen. Wie sieht bei euch der Mix zwischen analog und digital aus? 

Ulrike Huemer: Wir haben teamecho noch nicht im ganzen Magistrat, aber schon in einigen Geschäftsbereichen ausgerollt. Die Mitarbeiter*innen bekommen 14-tägige Befragungen. 

Diese Befragungen finde ich so toll, weil sich die Fragestellungen und Themenblöcke immer wiederholen. Somit bekommt man über einen bestimmten Zeitraum einfach ein sehr, sehr gutes Gefühl darüber, wie die Stimmung im Team ist. 

Parallel dazu gibt es relativ regelmäßige Mitarbeiter*innen-Gespräche. Also grundsätzlich sollte einmal im Jahr ein klassisches Mitarbeitergespräch geführt werden. Aber natürlich ist mein Ziel, dass man nicht nur einmal im Jahr miteinander spricht, sondern regelmäßig schaut, dass man einen Dialog aufbaut. 

Kontinuität als Schlüssel

Alessa Prochaska: Wie geht es euch mit dem Zwei-Wochen-Intervall? 

Ulrike Huemer: Ich finde das Intervall sehr, sehr gut. Wenn man manche Fragen nur einmal im Jahr stellt, dann hat man einfach nicht diesen konsistenten Blick, wie im Team die Stimmung ist. Diese Kontinuität ist einfach wichtig. 

Wenn du zum Beispiel eine Reaktion gesetzt hast und dann auch merkst, dass sich etwas verändert hat und der Index gestiegen ist. Oder vielleicht auch, dass die Maßnahme, die wir gesetzt haben, noch nicht ausreichend war.

Alessa Prochaska: Wie arbeitet ihr mit den teamecho-Ergebnissen?

Ulrike Huemer: Ich sehe mir die Ergebnisse von meinem unmittelbaren Team regelmäßig an. Ich schaue mir auch alle Kommentare an. Und wenn sich zum Beispiel irgendwelche Kommentare häufen oder eine gewisse Auffälligkeit da ist, sprechen wir das auch an. Wir machen einmal im Monat ein Teamfrühstück. Da kommt das ganze Team zusammen.

Wir hatten vor kurzem eine Rückmeldung, die ich nicht ganz genau nachvollziehen konnte. Das haben wir offen angesprochen und das Thema war dann eigentlich sehr gut auflösbar, weil wir die Hintergründe besser verstanden haben. 

Was ich sehr beeindruckend finde, ist, dass sich viele für die Kommentare Zeit nehmen. Da wird nicht irgendetwas “hingewurschtelt”, sondern offenbar als Chance wahrgenommen, wirklich Feedback zu geben.

Ulrike Huemer: Ich lese die Kommentare aus meinem unmittelbaren Geschäftsbereich. Für alle Geschäftsbereiche, die mittlerweile teamecho verwenden – das sind 5 von 15 –  waren es in einem Jahr so 2.000 Kommentare. 

Was ich sehr beeindruckend finde, ist, dass sich viele dafür auch Zeit nehmen. Es sind sehr respektvolle Kommentare. Da wird nicht irgendetwas “hingewurschtelt”, sondern offenbar als Chance wahrgenommen, wirklich Feedback zu geben. 

Loben allein reicht nicht

Alessa Prochaska: Magst du mir kurz erzählen, wie eure Feedback-Kultur vor teamecho ausgesehen hat?  

Ulrike Huemer: Wie ich vorher erwähnt habe: Wir standen bei der Feedbackkultur auf dem Level, dass man schon etwas Positives gesagt hat. Aber ich finde, unter Erwachsenen in einem Team ist das mit dem Lob immer so ein zweischneidiges Schwert. 

Loben, das kennen wir eher aus der Kindheit. Dass du dein Kind lobst, weil es gerade etwas gut gemacht hat. Ich glaube, der Begriff passt einfach nicht. Das ist nicht auf Augenhöhe. 

Dieses Loben war da, aber dieses sich respektvoll, wertschätzend auf Augenhöhe zu sagen: “Super gemacht, super Einsatz.” Das war nicht so ausgeprägt. Aber was vor allem nicht ausgeprägt war, war auch einmal kritisch zu sagen: “Das war jetzt einfach nicht okay. Das muss anders funktionieren.”

In einem Team braucht es diese Klarheit. Ich glaube, man muss die guten Dinge ansprechen, aber man muss auch klar ansprechen dürfen, wenn etwas nicht in Ordnung war.  

Das soll immer wertschätzend sein und man soll sich nicht im Ton vergreifen. Aber manchmal gibt es halt einfach Dinge, die schlecht sind. Und warum soll ich etwas, das schlecht ist, verklausulieren? In einem professionellen Umfeld muss man lernen, sich auch einmal etwas Kritisches anzuhören. 

Das Gute soll dabei aber natürlich nie untergehen.  

Ehrliches, anonymes Feedback

Alessa Prochaska: Was sagst du dazu, dass teamecho anonym ist?  

Ulrike Huemer: Ich finde es einfach gut. In einer Organisation wie unserer, die sehr bürokratisch und sehr hierarchisch ist, gibt es einfach auch Vorbehalte.

Da fragen sich Mitarbeiter*innen: “Kann ich wirklich der Chefin sagen, dass mich das jetzt gestört hat?”

Da ist diese Anonymität eine Chance, dass man es doch ausspricht. Das sehe ich durchaus positiv.

In einer Organisation wie unserer, die sehr bürokratisch und sehr hierarchisch ist, gibt es einfach auch Vorbehalte. Da ist diese Anonymität eine Chance, dass man es doch ausspricht.

Alessa Prochaska: Warum ist es überhaupt teamecho geworden? 

Ulrike Huemer: Wir haben eine neue Unternehmensstrategie entwickelt. Da waren die Mitarbeiter*innenorientierung und eine gute Unternehmenskultur zu etablieren zentrale Themen. Und dazu gehört am Ende des Tages auch Feedbackkultur. 

Dann haben wir uns ein bisschen mit diesem Mix aus analog und digital beschäftigt, sind auf teamecho gestoßen und haben die Entscheidung getroffen, das zuerst einmal in meinem unmittelbaren Team einzuführen. Und das ist sehr, sehr gut angekommen.  

Jetzt beginnen wir, Schritt für Schritt mehr Geschäftsbereiche zu involvieren. 

Mittlerweile sind wir bei ca. 1.000 Nutzer*innen. 

Alessa Prochaska: Wie schaffst du es, dass die Leute motiviert bleiben?

Ulrike Huemer: Ich glaube, die Motivation entsteht, weil immer wieder auf Kommentare reagiert wird.

Weil die Mitarbeiter*innen einfach merken, das wird ernst genommen und es wird reagiert, es wird angesprochen. Und wenn es etwas ist, das man einfach umsetzen kann oder auch nicht so einfach umsetzen kann, aber es wird dann umgesetzt, dann ist das ein Motivationsfaktor. 

 

Der größte Aha-Moment mit teamecho

Alessa Prochaska: Wenn jetzt ein Magistrat zu dir käme und sagt: “Du, Ulrike, ich würde da gerne was mit Feedback machen. Hast du irgendwelche Tipps für mich?“. Was würdest du antworten?

Ulrike Huemer: Da würde ich natürlich sagen: Bitte unbedingt teamecho nehmen.  

Also ich würde das jedenfalls unterstützen und jeden dazu motivieren, in dieses Thema zu gehen und da auch Energie und Ressourcen hineinzustecken. 

Weil ich tatsächlich glaube, dass sich eine Unternehmenskultur dadurch zum Positiven weiterentwickeln kann. Und ich glaube, dass es diesen Mix aus dem Digitalen und aus dem Analogen braucht.

Alessa Prochaska: Was war dein größtes Aha-Erlebnis mit teamecho?

Ulrike Huemer: Ich habe nicht damit gerechnet, dass die Fragen so kontinuierlich beantwortet werden und dass so viele Kommentare gepostet werden. Das finde ich total positiv. 

Ich hätte mir gedacht, jetzt geht vielleicht irgendwann die Energie verloren. Aber in meinem unmittelbaren Team ist die Beteiligung nicht wirklich zurückgegangen. 

Ich würde jeden dazu motivieren, in dieses Thema zu gehen und da auch Energie und Ressourcen hineinzustecken.

Vetrauenskultur, Feedbackkultur & Unternehmenskultur

Alessa Prochaska: Möchtest du uns sonst noch etwas mitgeben?

Ulrike Huemer: Am Ende des Tages muss man an der Vertrauenskultur arbeiten, an der Feedbackkultur und an der Unternehmenskultur an sich. Das sind schon diese drei Faktoren. Jeder Führungskraft, die da etwas verändern will, wünsche ich ganz viel Kraft und Ausdauer. Es ist ein Marathon, kein 100-Meter-Lauf.  

Eine Unternehmenskultur zu verändern, ist wirklich eine große Aufgabe. Wenn man sich das als Ziel setzt, dann ist das nicht etwas, das man zwei Monate macht, mit irgendeinem kurzen Change-Projekt. Sondern da muss man schon sehr viel Ausdauer, sehr viel Herzblut hineingeben. 

Und ich glaube, dass das einfach ein Appell an jede Führungskraft ist, Feedback annehmen zu können. Wenn ich mich als Führungskraft entscheide, in die Feedbackkultur zu investieren, sei es analog oder digital, indem ich teamecho anschaffe, dann muss ich damit leben, dass ich auch Feedback bekomme. Und dass das manchmal nicht nur Honiglecken ist. 

Ich kann es aber trotzdem nur jedem empfehlen. 

Alessa Prochaska: Das freut mich voll. Dankeschön. 

Ulrike Huemer: Gerne.  

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