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Mitarbeiterbefragung durchführen wie ein Profi: Die 7 Schritte zu begeisterten Teams

1 x 1 ist 7. Du willst eine Mitarbeiterbefragung durchführen? Dann ist das deine Formel. Lies hier alles was du wissen musst, damit du in sieben Schritten das beste Feedback von deinen Teams bekommst.

Mitarbeiterbefragung online mit Tools durchführen
Inhaltsverzeichnis

#1 Mitarbeiterbefragung durchführen: Warum eigentlich?

Mitarbeiterbefragungen sind nicht nur eine Gelegenheit, die Meinungen deiner Mitarbeiter zu hören, sondern auch ein mächtiges Werkzeug zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit, der Mitarbeiterbindung und letztendlich der Unternehmensleistung.

Bevor du jedoch in die Umsetzung gehst, kläre unbedingt die folgenden Fragen:

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Indem du diese Fragen beantwortest und klare Ziele setzt, schaffst du eine klare Vision für deine Mitarbeiterbefragung und legst den Grundstein für den Erfolg. Denke daran, dass jede Organisation einzigartige Bedürfnisse und Herausforderungen hat, daher ist es wichtig, dass deine Ziele und der Zweck der Umfrage auf deine spezifische Situation zugeschnitten sind.

Erfahre, wie der Magistrat Linz von Mitarbeiterbefragungen profitiert hat, und lies in unserem Blogartikel zu Feedback, wie du effektive Feedbackgespräche führen kannst. Wenn du bereit bist, kannst du teamecho selbst ausprobieren und erleben, wie einfach es ist, Mitarbeiterfeedback zu sammeln.

#2 Teilnahme und Anonymität: Deine Geheimwaffen

Als nächstes ist es wichtig zu wissen, wie du sicherstellen kannst, dass deine Mitarbeiterbefragung reibungslos abläuft und ehrliche Antworten erhält.

Die beiden Schlüsselkomponenten, die hier im Mittelpunkt stehen, sind die Freiwilligkeit der Teilnahme und die Wahrung der Anonymität.

Freiwillige Teilnahme fördern

Die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung sollte immer auf freiwilliger Basis erfolgen. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sich niemand unter Druck gesetzt fühlt und jeder ehrliche Meinungen äußern kann. Hier sind einige bewährte Methoden, um die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen:

Anonymität gewährleisten

Die Anonymität ist ein Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass du ehrliche und unvoreingenommene Antworten bekommst. Hier kommen Feedback-Tools wie „teamecho“ ins Spiel, die eine einfache Möglichkeit bieten, die Anonymität zu wahren:

Die Führungskräfte haben sofort gemerkt, ja, das ist super, da kriege ich wirklich unmittelbar und regelmäßig Feedback. Und dann ist es zu den Kolleginnen und Kollegen gegangen und ich glaube, teilweise waren sie sogar überrascht, wie sehr man da auf einmal gehört wird.

Dagmar Inzinger-Dorfer (Vorständin Raiffeisenbank Region Ried) im Interview mit teamecho.

#3 Fragen und Fragebogen entwickeln

Wie kannst du klare und präzise Fragen entwickeln und einen gut strukturierten Fragebogen für deine Mitarbeiterbefragung erstellen?

Das ist ein entscheidender Schritt, um wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Meinungen deiner Mitarbeiter zu gewinnen und deine Unternehmenskultur zu verbessern.

Bei der Entwicklung deiner Fragen und des Fragebogens solltest du die folgenden Überlegungen berücksichtigen:

  • Klare Ziele setzen: Bevor du mit der Entwicklung der Fragen beginnst, solltest du dir über die Ziele der Mitarbeiterbefragung im Klaren sein. Was genau möchtest du erfahren oder verbessern? Dies wird dir helfen, gezielte Fragen zu formulieren.
  • Fragenart auswählen: Wähle die geeignete Fragenart aus, je nachdem, welche Informationen du sammeln möchtest. Das können geschlossene Fragen mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten, offene Fragen für freie Kommentare oder Likert-Skala-Fragen sein.
  • Vermeide Doppelfragen: Achte darauf, keine Doppelfragen zu stellen, die mehrere Informationen in einer Frage kombinieren. Dies kann die Antwortqualität beeinträchtigen.
  • Frage nach konkreten Beispielen: Stelle Fragen, die nach konkreten Beispielen oder Erfahrungen der Mitarbeiter fragen. Dies führt zu aussagekräftigeren Antworten.
  • Halte den Fragebogen kurz und prägnant: Versuche, den Fragebogen so kurz wie möglich zu halten, um die Teilnehmer nicht zu überfordern. Konzentriere dich auf die wichtigsten Fragen.
  • Teste den Fragebogen: Bevor du die Umfrage startest, teste den Fragebogen auf Verständlichkeit und Relevanz. Bitte Kollegen oder Testpersonen, den Fragebogen auszufüllen und Feedback zu geben.
  • Berücksichtige die Anonymität: Stelle sicher, dass die Fragen so gestaltet sind, dass die Anonymität der Mitarbeiter gewahrt bleibt. Dies fördert ehrliche und offene Antworten.
  • Schnell & effektiv – verwende teamecho: Nutze Feedback-Tools wie teamecho, und du musst selbst keine Fragen mehr erstellen. Verlasse dich auf unsere wissenschaftlich validierten Fragensets und die darauf, dass die Ergebnisse für dich effizient ausgewertet werden. Das spart Zeit und Ressourcen.
  • Andernfalls – Dokumentation nicht vergessen: Halte fest, wie der Fragebogen erstellt wurde, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer daran beteiligt war. Dies ist wichtig, um die Umfrage in Zukunft zu verbessern.

Indem du diese Schritte befolgst und kluge Fragen entwickelst, die deine Ziele unterstützen, kannst du sicherstellen, dass deine Mitarbeiterbefragung aussagekräftige Ergebnisse liefert.

#4 Feedback-Tool auswählen: Die passende Software für deine Mitarbeiterbefragung

Um eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung durchzuführen, ist die Wahl des richtigen Feedback-Tools von entscheidender Bedeutung.

Hier sind einige Schritte, die dir helfen, die optimale Software für deine Bedürfnisse und Ziele auszuwählen:

  • Bedarfsermittlung: Beginne damit, die spezifischen Anforderungen deiner Organisation zu identifizieren. Welche Art von Informationen möchtest du sammeln? Welche Funktionen sind dir wichtig?
  • Recherche: Mache dich mit den verfügbaren Feedback-Tools vertraut. teamecho bietet eine breite Palette von Funktionen, die sich für Mitarbeiterbefragungen eignen. Probiere eine kostenlose Demo von teamecho um alles herauszufinden. 
  • Demo-Test: Nutze die Möglichkeit, eine Demo-Version des Feedback-Tools zu testen. Dies ermöglicht es dir, die Benutzeroberfläche und die Funktionalitäten im Detail kennenzulernen. Du kannst auch einen Demo-Zugang zu teamecho anfordern, um das Tool auszuprobieren:
    Teamecho Demo-Zugang
  • Kundenbewertungen: Lies Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte über das Feedback-Tool deiner Wahl. Diese geben dir Einblicke in die praktische Anwendung und die Zufriedenheit anderer Unternehmen.
  • Kosten und Lizenzierung: Kläre die Kostenstruktur und Lizenzierungsbedingungen des Feedback-Tools. Stelle sicher, dass es in dein Budget passt und deine Anforderungen erfüllt.
  • Support und Schulung: Prüfe, welche Art von Unterstützung und Schulung vom Anbieter angeboten wird. Gibt es Schulungsmaterialien oder Schulungen für dein Team?
  • Integration: Überlege, ob das Feedback-Tool nahtlos in deine bestehenden HR-Systeme und Arbeitsprozesse integriert werden kann. Die richtige Integration kann den Prozess der Mitarbeiterbefragung vereinfachen.

Nachdem du diese Schritte durchlaufen hast, solltest du in der Lage sein, das Feedback-Tool auszuwählen, das am besten zu den Bedürfnissen und Zielen deiner Organisation passt. Mit der richtigen Software bist du optimal auf die Durchführung deiner Mitarbeiterbefragung vorbereitet.

Ulrike Huemer, Leiterin des Magistrats Linz, bringt es auf den Punkt:

„Zwar soll dieses digitale Tool die analoge Gesprächskultur natürlich nicht völlig ersetzen. Aber viele Mitarbeiter*innen haben es eben ganz gern, dass sie vielleicht ein bisschen in der Anonymität bleiben. Und da ist teamecho eine super Unterstützung. „

#5 Kommunikationsplan erstellen

Ein effektiver Kommunikationsplan ist entscheidend, um sicherzustellen, dass du deine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchführst.

Dieser Plan hilft dir dabei, deine Mitarbeiter über die Umfrage zu informieren, den Ablauf zu erklären und die Teilnahme zu fördern. Hier sind die Schritte, um einen Kommunikationsplan zu erstellen:

Schritt 1: Ziele und Zielgruppen definieren

Identifiziere zunächst klare Ziele für deine Kommunikation. Möchtest du die Mitarbeiter über den Zweck der Umfrage informieren, die Vorteile hervorheben oder die Teilnahme fördern? Definiere auch deine Zielgruppen – verschiedene Mitarbeitergruppen benötigen möglicherweise unterschiedliche Informationen.

Schritt 2: Kommunikationskanäle auswählen

Berücksichtige verschiedene Kommunikationskanäle, um sicherzustellen, dass deine Botschaft alle erreicht. Dazu gehören E-Mails, Intranet, Mitarbeitermeetings, soziale Medien und gedruckte Materialien. Wähle die Kanäle aus, die am besten zu deiner Belegschaft passen.

Schritt 3: Botschaften entwickeln

Entwickle klare und ansprechende Botschaften, die deine Ziele unterstützen. Erkläre den Zweck der Umfrage, betone die Anonymität und zeige, wie die Teilnahme zur Verbesserung des Arbeitsumfelds beitragen kann. Verwende klare und ansprechende Sprache.

Schritt 4: Zeitplan festlegen

Lege einen Zeitplan für deine Kommunikationsaktivitäten fest. Wann wirst du die ersten Informationen über die Umfrage bereitstellen? Wann wirst du Erinnerungen senden? Stelle sicher, dass du genügend Vorlaufzeit hast, um die Teilnahme zu maximieren.

Schritt 5: Verantwortlichkeiten zuweisen

Bestimme, wer in deinem Team für die Umsetzung des Kommunikationsplans verantwortlich ist. Jemand sollte dafür zuständig sein, die Botschaften zu erstellen, die Kommunikationskanäle zu koordinieren und den Fortschritt zu verfolgen.

Schritt 6: Feedbackmechanismen einrichten

Bestimme, wer in deinem Team für die Umsetzung des Kommunikationsplans verantwortlich ist. Jemand sollte dafür zuständig sein, die Botschaften zu erstellen, die Kommunikationskanäle zu koordinieren und den Fortschritt zu verfolgen.

Schritt 7: Kommunikation überwachen und anpassen

Verfolge die Wirksamkeit deiner Kommunikation, indem du die Teilnahmequoten und das Feedback der Mitarbeiter analysierst. Wenn nötig, passe deinen Kommunikationsplan an, um sicherzustellen, dass du deine Ziele erreichst.

Ein effektiver Kommunikationsplan ist entscheidend, um sicherzustellen, dass du deine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchführst und deine Mitarbeiter gut informiert sind.

Nutze die oben genannten Schritte und passe sie an die Bedürfnisse deines Unternehmens an, um sicherzustellen, dass deine Umfrage reibungslos verläuft und wertvolles Feedback generiert. Noch mehr Insights zum Thema Mitarbeiterbefragung und -auswertung findest du hier.

#6 Umfrage durchführen undDaten sammeln

Jetzt wird es Zeit, deine Mitarbeiterbefragung in die Tat umzusetzen und wertvolle Daten zu sammeln. Hier ist, wie du das machst:

Das Durchführen einer Mitarbeiterbefragung ist nicht nur eine einmalige Angelegenheit.

Es ist sinnvoll, dies in regelmäßigen Abständen zu tun, um den Puls deines Teams kontinuierlich zu messen und Veränderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Digitale Tools sind hierbei von unschätzbarem Wert, da sie dir die Arbeit abnehmen und gleichzeitig eine schnelle Auswertung bieten. Hier sind die Schritte, die du dabei beachten solltest:

Sobald die Umfrage abgeschlossen ist, hast du wertvolles Feedback von deinen Mitarbeitern gesammelt.

Im nächsten Schritt erfährst du, wie du diese Daten analysieren und in konkrete Maßnahmen umsetzen kannst, um die Zufriedenheit und Produktivität deines Teams zu steigern.

Denke daran, dass regelmäßige Mitarbeiterbefragungen mit digitalen Tools wie teamecho nicht nur effizienter sind, sondern auch eine kontinuierliche Verbesserung deiner Unternehmenskultur ermöglichen.

#7 Daten analysieren und Maßnahmen planen

Nach Abschluss der Umfrage ist es entscheidend, die gesammelten Daten gründlich zu analysieren. So kannst du in deinem Unternehmen wirklich etwas Positives bewegen!  

Hier ist, was du tun kannst:

  • Trends identifizieren: Analysiere die Daten, um Muster und Trends zu erkennen. Gibt es wiederkehrende Themen oder Probleme, auf die du achten solltest?
  • Bereiche für Verbesserungen finden: Identifiziere die Bereiche, in denen Verbesserungen notwendig sind. Dies könnten beispielsweise Kommunikation, Arbeitsbedingungen oder Führung sein.
  • Konkrete Maßnahmen planen: Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage, entwickle klare und konkrete Maßnahmenpläne. Welche Schritte werden unternommen, um die erkannten Probleme zu lösen?
  • Ressourcen zuweisen: Weise die notwendigen Ressourcen und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Maßnahmen zu.
  • Kommunikation an die Mitarbeiter: Teile den Mitarbeitern mit, welche Maßnahmen ergriffen werden und wie sie dazu beitragen können.
  • Feedback-Tools nutzen: Nutze Feedback-Tools wie teamecho, um den Fortschritt der Maßnahmen zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie effektiv umgesetzt werden.
  • Regelmäßige Überprüfung: Plane regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen ihre beabsichtigten Auswirkungen haben, und passe sie bei Bedarf an.

Die Datenanalyse und die darauf folgenden Maßnahmen sind entscheidend, um die Mitarbeiterzufriedenheit und die Leistung im Unternehmen zu steigern. Verpasse nicht die Chance, positive Veränderungen in deinem Team und Unternehmen herbeizuführen.

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